Instructivo general del sistema
Este sistema permite administrar cotizaciones de viajes, excursiones, itinerarios con bloqueo, agencias, clientes, comisionistas, reservas, tickets y recibos de pago.
La plataforma está pensada para trabajar con distintos accesos:
- Cliente final
- Agencia o agente de viajes
- Administrador
- Comisionista
1. Página principal
La página principal es el portal público del sistema.
Desde aquí el cliente puede:
- Buscar una cotización por número.
- Entrar al panel de cliente.
- Ver excursiones públicas.
- Ver itinerarios públicos.
- Ver itinerarios con bloqueo.
- Compartir opciones disponibles cuando existan botones de redes sociales.
El cliente final no debe ver información interna como:
- Panel de administrador.
- Accesos internos de agencia si no ha iniciado sesión.
- Información de comisiones.
- Datos privados de agentes o comisionistas.
2. Acceso de cliente
El cliente puede consultar su viaje usando su número de cotización o entrando al panel de cliente.
En el panel de cliente puede revisar:
- Hoteles seleccionados.
- Transportes seleccionados.
- Itinerarios relacionados.
- Excursiones públicas.
- Opciones alternativas bajo el mensaje "También puedes ver".
- Avisos de disponibilidad y cambios de precio.
Los precios están sujetos a disponibilidad y cambios sin previo aviso. Solo se respetan cuando la reserva está confirmada.
3. Cotizaciones de agencia
La agencia puede crear cotizaciones de grupo o multidestino.
Cada cotización puede incluir:
- Número de cotización.
- Destinos.
- Fechas.
- Número de pasajeros.
- Hoteles.
- Habitaciones.
- Transportes.
- Tramos.
- Visibilidad pública o privada.
- Información de comisión.
Las cotizaciones se pueden marcar como:
- Privadas: solo se consultan con número de cotización o desde la agencia.
- Públicas: pueden mostrarse en la página del cliente como alternativas.
En "Mis cotizaciones" la agencia puede:
- Buscar por destino.
- Buscar por número, fecha o estado.
- Filtrar por fecha.
- Filtrar públicas o privadas.
- Abrir cotizaciones existentes.
- Borrar cotizaciones que ya no se necesiten.
4. Guardado de cotizaciones
Para guardar una cotización:
1. Capturar los datos generales.
2. Agregar destinos y fechas.
3. Agregar hoteles y habitaciones.
4. Agregar transportes o tramos.
5. Seleccionar visibilidad pública o privada.
6. Indicar si es comisionable.
7. Presionar el botón de guardar cotización.
El sistema genera o conserva el número de cotización para que pueda ser consultado posteriormente.
5. Excursiones
Las excursiones pueden ser públicas o privadas.
Una excursión puede incluir:
- Título.
- Código.
- Imagen.
- Fecha.
- Precio.
- Moneda.
- Asientos.
- Hoteles opcionales.
- Transportes opcionales.
- Servicios relacionados.
- Información de comisión.
El cliente puede:
- Ver excursiones públicas.
- Seleccionar asientos.
- Agregar hoteles o transportes al carrito.
- Registrar pasajeros.
- Crear una reserva aunque todavía no se pague.
- Descargar tickets con los asientos y servicios elegidos.
La agencia puede ver las reservas generadas por clientes y revisar los pasajeros registrados.
6. Carrito de compras
El carrito suma los elementos seleccionados por el cliente.
Puede incluir:
- Asientos de excursión.
- Habitaciones seleccionadas.
- Transportes seleccionados.
- Servicios agregados.
Cuando el cliente presiona el botón de pagar o reservar, el sistema crea una reserva. Aunque el pago no se haga en ese momento, la reserva queda guardada para recuperarla después.
7. Tickets de excursión
Cuando una excursión tiene reserva, el cliente puede descargar sus tickets.
Los tickets deben mostrar:
- Código de reserva.
- Nombre de la excursión.
- Fecha.
- Pasajeros.
- Asientos elegidos.
- Servicios agregados al carrito.
- Total de la reserva.
Estos tickets sirven como comprobante interno de la reserva generada.
8. Itinerarios con bloqueo
Los itinerarios con bloqueo son viajes que ya tienen precios pactados en vuelos, hoteles y transportes.
Estos viajes pueden manejarse en:
La agencia puede capturar:
- Nombre del itinerario.
- Descripción.
- Imagen.
- Precio pactado.
- Moneda.
- Anticipo.
- Tipo de pagos.
- Fecha del viaje.
- Fecha límite de liquidación.
- Tipo de cambio, cuando aplique.
- Archivo PDF o Word del itinerario.
El cliente puede:
- Ver el itinerario en la página principal si es público.
- Descargar el PDF.
- Compartir el enlace del itinerario.
- Solicitar o generar una reserva.
El sistema debe mostrar "Escoge tu plan de pago" y puede sugerir cálculos mensuales, bimestrales o semestrales, pero el plan final se define al momento de reservar.
9. Reservas de itinerarios con bloqueo
Cada reserva debe manejarse con número de reserva.
Esto permite:
- Buscar por cliente.
- Buscar por número de reserva.
- Relacionar recibos.
- Mantener ordenados los pagos.
- Evitar confusión entre distintos clientes del mismo viaje.
Las reservas pueden tener pagos de:
- Anticipo.
- Pago mensual.
- Pago bimestral.
- Pago semestral.
- Abonos personalizados.
10. Recibos de pago
El sistema permite generar recibos para pagos relacionados con itinerarios con bloqueo.
Los recibos pueden usarse para:
- Anticipos.
- Mensualidades.
- Abonos.
- Liquidaciones.
Cuando el viaje está en dólares, el sistema puede usar el tipo de cambio capturado para calcular el monto en pesos.
11. Comisionistas
Los comisionistas son personas externas que recomiendan viajes o excursiones.
El comisionista puede:
- Registrarse.
- Entrar a su panel.
- Ver opciones comisionables.
- Compartir enlaces con su referencia.
- Saber qué recomendó.
- Ver la comisión estimada que le corresponde.
La comisión solo se considera válida si la recomendación termina en una venta confirmada.
12. Comisiones
Los viajes, cotizaciones, excursiones e itinerarios pueden marcarse como comisionables o no comisionables.
La agencia puede indicar:
- Si el viaje es comisionable.
- Si la comisión ya está incluida en el precio.
- Si la comisión se agrega al precio final.
- Si se calcula por porcentaje.
- Si se calcula por monto fijo.
El comisionista puede agregar una comisión propia con límites definidos:
- Hasta 5% en viajes normales.
- Hasta 10% en excursiones.
El sistema debe mostrar una alerta para recordar que el precio debe ser competitivo en el mercado.
La información de comisión no debe mostrarse al cliente final en la página principal.
13. Registro de agencia
La agencia puede registrarse desde el acceso de agencia.
El registro debe incluir:
- Nombre de usuario.
- Contraseña.
- Nombre de agencia.
- Correo.
- Logo de la agencia.
- Firma autógrafa digital.
- Aceptación del contrato.
- Aceptación del aviso de privacidad.
El logo y nombre de agencia sirven para personalizar las cotizaciones.
14. Contrato y aviso de privacidad
Durante el registro de agencia se presenta un contrato/instructivo y aviso de privacidad.
Puntos importantes:
- La plataforma funciona como intermediaria tecnológica.
- Las agencias son responsables de los itinerarios que suben.
- Las agencias son responsables de cumplir lo ofrecido al cliente.
- La plataforma no garantiza ni sustituye los servicios turísticos ofrecidos por cada agencia.
- La agencia deslinda a la plataforma de responsabilidades por incumplimientos propios.
- La plataforma puede cobrar en el futuro una comisión o cuota por uso.
- Los datos personales deben usarse solo para la operación del viaje y la reserva.
La firma digital en el registro deja constancia de aceptación.
15. Administrador
El administrador tiene acceso restringido.
Solo usuarios con rol de administrador pueden:
- Entrar al panel administrador.
- Ver opciones administrativas.
- Aprobar agencias.
- Revisar accesos internos.
- Administrar datos sensibles.
El botón o liga de administrador no debe mostrarse a usuarios sin sesión administrativa.
Además de ocultar botones, las páginas administrativas deben validar permisos en backend usando la sesión de PHP.
16. Roles y permisos
El sistema usa roles para proteger accesos.
Roles principales:
- administrador
- usuario/agencia
- comisionista
Cuando un usuario inicia sesión:
1. Se valida usuario y contraseña.
2. Se obtiene su rol desde la base de datos.
3. El rol se guarda en `$_SESSION`.
4. Cada página protegida valida el rol antes de permitir acceso.
No debe permitirse que un usuario común cree cuentas con rol administrador desde el registro público.
17. Cierre de sesión
El sistema incluye opción para cerrar sesión.
Sirve para:
- Probar accesos.
- Cambiar de usuario.
- Evitar que una sesión abierta muestre opciones incorrectas.
- Confirmar que administrador, agencia y cliente ven solo lo que les corresponde.
18. Seguridad recomendada
Para operar el sistema de forma segura:
- Mantener protegidas las páginas administrativas.
- Validar permisos en backend, no solo ocultar botones.
- No permitir registro público de administradores.
- Usar contraseñas seguras.
- Mostrar opción de ver contraseña en formularios de acceso.
- Revisar que los archivos subidos sean PDF, Word o imágenes permitidas.
- No exponer información de comisiones al cliente final.
- Respaldar la base de datos con frecuencia.
19. Flujo recomendado para agencia
1. Iniciar sesión como agencia.
2. Revisar o subir logo y nombre de agencia.
3. Crear una cotización, excursión o itinerario con bloqueo.
4. Elegir si será público o privado.
5. Elegir si será comisionable.
6. Guardar.
7. Compartir el enlace o número de cotización con el cliente.
8. Revisar reservas generadas.
9. Registrar pagos cuando aplique.
10. Generar recibos o tickets.
20. Flujo recomendado para cliente
1. Entrar a la página principal.
2. Buscar su cotización o revisar opciones públicas.
3. Ver detalles del viaje.
4. Elegir excursiones, asientos, hoteles o transportes cuando aplique.
5. Agregar al carrito.
6. Registrar pasajeros.
7. Crear reserva.
8. Descargar tickets o comprobantes disponibles.
21. Flujo recomendado para comisionista
1. Registrarse como comisionista.
2. Iniciar sesión.
3. Revisar viajes o excursiones comisionables.
4. Elegir qué compartir.
5. Copiar o compartir el enlace con referencia.
6. Revisar recomendaciones generadas.
7. Confirmar comisión cuando la venta quede cerrada.
22. Notas operativas
- Las cotizaciones públicas ayudan a mostrar alternativas al cliente.
- Las cotizaciones privadas sirven para propuestas específicas.
- Las excursiones públicas funcionan como producto abierto al público general.
- Los itinerarios con bloqueo se manejan como viajes armados con bloque y precio pactado.
- Los recibos deben relacionarse con una reserva para mantener orden.
- Las reservas deben poder buscarse por cliente, número de reserva, fecha o destino.
23. Mensajes importantes para clientes
Debe mostrarse un aviso discreto en páginas públicas:
"Precios sujetos a disponibilidad y cambios sin previo aviso, solo se respetarán cuando esté confirmada la reserva."
Este aviso protege a la agencia y a la plataforma frente a cambios de tarifa, disponibilidad o condiciones de proveedores.